Tra i più importanti fattori di successo per realizzare di un sistema informativo si trovano:
 descrizione chiara delle funzionalità
 coinvolgimento dei responsabili e degli utenti finali

Realizzare il prototipo di un software consente di:
 illustrare le funzionalità principali del nuovo sistema con mesi di anticipo
 raccogliere informazioni utili dalla prima presentazione
 coinvolgere attivamente gli utenti ed ottenere la loro indispensabile collaborazione
 aumentare enormemente la possibilità di successo
 definire con maggiore precisione tempi e costi di realizzazione del progetto

Il prototipo di un software è come il plastico di una costruzione:
 dà importanza al progetto
 fornisce stimoli creativi al gruppo di lavoro
 lascia immaginare con mesi di anticipo il risultato finale
 consente di intervenire tempestivamente correggendo errate interpretazioni

Il reparto R&D di Caleidoscopio ha messo a punto numerose tecnologie a supporto della realizzazione dei prototipi che sono componenti semilavorati pronti a seguire la loro naturale evoluzione:
 essere cestinati e rifatti (questo accade quando le specifiche raccolte nella fase iniziale sono errate o parziali)
 essere completato e diventare un primo elemento del nuovo sistema informativo

Il prototipo viene completato con documenti di presentazione e materiale di supporto.